7 manieren om vandaag nog je productiviteit te verhogen

Een volle actielijst, 1001 dingen te doen en op de een of andere manier lukt het je maar niet om te focussen en de dingen gedaan te krijgen. Herkenbaar? Gelukkig zijn er manieren om je hierbij te helpen. In dit artikel vind je 7 manieren om vandaag nog je productiviteit te verhogen.

1. Minimaliseer afleiding

Als “assumption the mother of all fuckups” is, dan is “distraction the mother of all procrastination“.

Iedere factor die jou af kan leiden van de dingen die eigenlijk belangrijk zijn op dat moment kunnen er voor zorgen dat je minder productief wordt. Een paar tips:

• Sluit alle vensters van je webbrowser behalve degene die relevant is voor de taak die je op dit moment uitvoert
• Zet een koptelefoon op met rustige muziek
• Ga op een plek zitten waar weinig beweging in je blikveld is
• Zet je telefoon uit of op stil
• Spreek met een collega af dat hij of zij de komende 2 uur telefoontjes aanneemt

2. Organiseer je acties

Gebruik een tool die het beste voor je werkt. Dat kan een simpele actielijst zijn op papier in combinatie met een agenda, maar ook een online tool zijn als Trello of Teuxdeux. Organiseer je acties op een eenvoudige, maar overzichtelijke manier. De “Kanban methode” is hiervoor erg geschikt. Hierbij organiseer je acties in verschillende fases, bijvoorbeeld: (1) To Do, (2) In Progress en (3) Done.

3. Concretiseer acties

Formuleer taken als concrete acties op een manier dat je hiervoor globaal kunt inschatten hoeveel tijd je er voor nodig hebt. Je kunt dit doen door grote taken op te knippen in deeltaken en vervolgens toe te werken naar de realisatie van een deelproduct. Het meest ideale format is dat je deelproducten zover ‘uitkleedt’ zodat je ze in een tijdsspanne van maximaal 2,5 uur kunt uitvoeren. Dat is een periode waarbinnen de gemiddelde persoon met een hoge mate van focus ingespannen aan 1 stuk kan werken.

4. Als het kan? Meteen doen dan!

Een van mijn favoriete uitspraken bij ons op kantoor: “Als het kan, meteen doen dan”. Op een gegeven moment kwam ik terug van een weekje van vakantie en hadden de boys een foto van mijn hoofd uitgeprint, gelamineerd en op een whiteboard gehangen met dezelfde uitspraak in een tekstwolk erbij. Of het een geheugensteuntje was of gewoon een grap ben ik nog niet helemaal uit – ik heb het in ieder geval laten hangen 🙂

Als je een taak binnen een paar minuten uit kunt voeren, doe het dan direct. Het zorgt voor ruimte in je kop en een actie minder op je actielijst.

5. Beoordeel je acties op urgentie

Beoordeel je actielijst aan de hand van de matrix van Covey. Laat de taken die niet belangrijk zijn voor wat ze zijn en je zult zien dat je productever wordt op taken die er wel op doen omdat je gerichter je energie focust.

6. Check je mail op gezette tijden

Deze ligt in het verlengde van het minimaliseren van afleiding. Een nieuwe mail zien binnen komen, openen en doorscannen kost niet alleen tijd, het zorgt er ook voor dat je uit een focus of “flow” gehaald wordt. Daarmee  is de negatieve impact op productiviteit groter dan alleen de tijd die je er aan kwijt bent. Door het continu omschakelen van soorten werkzaamheden en taken lekken we collectief enorme hoeveelheden productiviteit (en energie). Check je mail daarom op gezette tijden, bijvoorbeeld om 10.00, om 13.00 en aan het einde van de dag. Vervolgens beoordeel je of je een mail direct kunt beantwoorden of in 1 van de kwadranten van de Covey matrix valt zodat het kunt koppelen aan een concrete actie en een prioriteit.

7. Communiceer wanneer je niet beschikbaar bent

Vaak is het een neergaande spiraal: je bent druk en je voelt van alle kanten urgentie maar je actielijst wordt maar niet kleiner. Het is dweilen met de kraan open. Dit wordt door een groot deel veroorzaakt doordat je jezelf niet de rust in je hoofd gunt die je nodig hebt om je acties weg te werken. Communiceren wanneer je niet beschikbaar bent helpen om deze rust te krijgen. Wanneer een klant of relatie weet dat jij een mailtje niet binnen een dag zal beantwoorden, maar – pak hem beet – over 2 dagen, dan is er meestal geen man overboord. Zit er echt haast achter? Dan bellen ze je wel.

Bonustip: Probeer af en toe iets anders te doen dan dat wat je eigenlijk moet doen

Soms kan het zijn dat je uitstelgedrag gaat vertonen, omdat er geen echte bloedspoed achter bepaalde acties zit of je door een bepaald type acties niet direct geïnspireerd of gemotiveerd wordt. Herkenbaar voor de meeste onder ons in de vorm van ‘huiswerk ontwijkend gedrag’ dat we van de middelbare school allemaal wel kennen. De crux zit hem er in dat jouw brein soms gewoon even niet genoeg opgewarmd wordt of in het ritme komt om daadwerkelijk productief te worden. En dan zijn die kattenfilmpjes en internetgekkie compilaties opeens veel interessanter dan het doen van iets productiefs. Herken je dit? Probeer dan voor jezelf te ontdekken hoe je jouw brein in een andere modus krijgt. Dat kan bijvoorbeeld het doen van iets creatiefs zijn (zoals ik zelf nu deze bonustip aan het schrijven ben) in een oud blogartikel over productiviteit. Maar het kan ook het uitdenken van een nieuw idee zijn Dat laat je de dingen weer vanuit een ander perspectief zien en haalt je uit de ‘procrastination sleur’. Je zult zien dat op het moment dat je creatieve sappen weer gaan stromen je ook opeens nieuwe en slimmere inzichten krijgt bij het doen – of verbeteren – van werkzaamheden waar je eerst eigenlijk tegenaan hikte.